Hoe kunnen we je helpen?

? Starten & inloggen · Vraag & antwoord Hoe log ik in op Coolflow? Open de Coolflow-inlogpagina, vul je gebruikersnaam en wachtwoord in en rond MFA af wanneer dat voor jouw account verplicht is. → 1→ Instellingen & beveiliging · Stap-voor-stap procedure Hoe stel ik MFA in met een QR-code? Via Beheer & instellingen → Beveiliging & MFA kan een beheerder de extra inlogbeveiliging activeren en met een authenticator-app koppelen. → 1→ Medewerkers & onboarding · Stap-voor-stap procedure Hoe meld ik een nieuwe medewerker aan? Gebruik de aanmeldlink of voer de medewerker vanuit Medewerkers handmatig in. Daarna controleer je het dossier in Aanmeldingen of Werkvoorraad. → 1→ Documenten & ondertekenen · Stap-voor-stap procedure Hoe laat ik meerdere medewerkers documenten tekenen? Gebruik een tekenbatch wanneer dezelfde set documenten door meerdere medewerkers achter elkaar moet worden ondertekend. → ? Uren & aanwezigheid · Vraag & antwoord Hoe werkt de urenklok? De terminal bewaart de echte scantijd en Coolflow berekent daaruit de te verwerken uren volgens de ingestelde roosters, pauzes en afrondingsregels. → 1→ Certificering & kwaliteit · Stap-voor-stap procedure Hoe bereid ik een GLOBALG.A.P.-audit voor in Coolflow? Werk vanuit Certificering & kwaliteit → Auditgereedheid: los openstaande punten op, controleer bewijs en maak pas daarna het auditdossier gereed. → 1→ Certificering & kwaliteit · Stap-voor-stap procedure Hoe print ik werkplekinstructies voor voedselveiligheid en hygiëne? Via Certificering & kwaliteit → Instructies & printbladen kun je de essentiële instructies in de gekozen medewerkerstalen als A4-set uitdraaien. → 1→ Certificering & kwaliteit · Stap-voor-stap procedure Hoe bereid ik GRASP v2 voor in Coolflow? Gebruik het GRASP-dashboard voor de inrichting, het werknemersregister, de zelfbeoordeling, werknemersdialoog en het auditdossier. → ? Medewerkers & onboarding · Vraag & antwoord Hoe werkt een terugkerende medewerker? Coolflow kan een nieuwe aanmelding vergelijken met een bestaand dossier zodat historie en bestaande interne ID’s behouden blijven. → 1→ Medewerkers & onboarding · Stap-voor-stap procedure Hoe importeer of exporteer ik medewerkers via Excel? Gebruik Medewerkers → Import & export voor gecontroleerde Excel-imports en exports van medewerkersgegevens. → ? Oogst & pluk · Vraag & antwoord Wat gebeurt er als een medewerker naar een andere plukgroep gaat? Een scan op de terminal van de nieuwe groep kan de lopende registratie op de vorige groep beëindigen en de medewerker direct aan de nieuwe groep koppelen. → 1→ Uren & aanwezigheid · Stap-voor-stap procedure Hoe controleer en corrigeer ik uren? Gebruik Uren beheren en Klokregistraties om afwijkingen te controleren; de oorspronkelijke scan blijft daarbij als auditinformatie beschikbaar. → 1→ Huisvesting · Stap-voor-stap procedure Hoe wijs ik een kamer toe aan een medewerker? Onder Facilitair → Locaties, kamers & bezetting kun je medewerkers handmatig of via de kamer-QR-code aan een kamer koppelen. → 1→ Communicatie · Stap-voor-stap procedure Hoe koppel ik WhatsApp aan Coolflow? De platformkoppeling wordt centraal ingericht; een klant koppelt daarna alleen zijn eigen WhatsApp Business-omgeving via WhatsApp-instellingen. → 1→ Verloning & betalingen · Stap-voor-stap procedure Hoe bereid ik een loonperiode voor? Controleer eerst medewerkers en uren, werk daarna vanuit Verloning & betalingen de loonperiode, koppeling en export af. → 1→ Verloning & betalingen · Stap-voor-stap procedure Hoe registreer ik een voorschot? Voorschotten leg je vast onder Verloning & betalingen → Voorschotten; daarna kunnen ze worden meegenomen in de controle en betaalworkflow. → 1→ Teelt & gewasbescherming · Stap-voor-stap procedure Hoe registreer ik gewasbescherming? Gebruik Teelt & oogst → Gewasbescherming en werk met de percelen, middelen en registraties die in Coolflow zijn vastgelegd. → 1→ Instellingen & beveiliging · Stap-voor-stap procedure Hoe installeer ik een nieuwe terminal? Maak de terminal vanuit Beheer & instellingen → Terminals installeren gereed en activeer het apparaat met de daarvoor bedoelde activatiegegevens. → 1→ Instellingen & beveiliging · Stap-voor-stap procedure Hoe beheer ik gebruikers en rechten? Onder Beheer & instellingen → Gebruikers & rechten maak je accounts aan en geef je alleen de toegang die iemand voor zijn werk nodig heeft. → 1→ Bezoekers, voertuigen & operatie · Stap-voor-stap procedure Hoe registreer ik een bezoeker? Gebruik het bezoekersportaal of Facilitair → Bezoekersregister zodat aankomst, vertrek en relevante bezoekersinformatie centraal worden bijgehouden. → ? Problemen oplossen · Vraag & antwoord Wat betekent “Database-upgrade vereist”? De softwarebestanden zijn nieuwer dan het databaseschema. Alleen platformbeheer moet dan de gecontroleerde database-upgrade uitvoeren. → 1→ Certificering & kwaliteit · Stap-voor-stap procedure Hoe controleer ik het GRASP-werknemersregister? Coolflow bouwt het register uit bestaande medewerkers en dienstverbanden en markeert ontbrekende GRASP-gegevens zonder BSN, IBAN of volledige ID-nummers te tonen. → ? Problemen oplossen · Vraag & antwoord Waar controleer ik of mijn Coolflow-omgeving technisch in orde is? Klantbeheerders kunnen Beheer & instellingen → Systeemcontrole openen voor de beschikbare technische statusinformatie. →